Ordonnance relative à la loi fédérale sur l’archivage (2020-04-01)
| Date de publication | 08 septembre 1999 |
(Archivierungsverordnung, VBGA)
vom 8. September 1999 (Stand am 1. April 2020)
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 24 des Archivierungsgesetzes vom 26. Juni 19981 (Gesetz, BGA),
verordnet:
1 Diese Verordnung regelt die Rechte und Pflichten der anbietepflichtigen und selbstständig archivierenden Stellen nach dem Geltungsbereich des Gesetzes sowie diejenigen des Schweizerischen Bundesarchivs (Bundesarchiv), den Zugang zum Archivgut und die gewerbliche Nutzung des Archivgutes.
2 Soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist, gelten die Bestimmungen sinngemäss für die selbstständig archivierenden Stellen.
(Art. 1 BGA)
1 Zum Geltungsbereich gehören die Bundesversammlung, der Bundesrat, die Parlamentsdienste, die Schweizerische Nationalbank sowie die im Anhang 1 aufgeführten Bundesorgane nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstaben b–d und g des Gesetzes.
2 Die dieser Verordnung unterstellten autonomen Anstalten des Bundes und ähnlichen bundeseigenen Institutionen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe e des Gesetzes sind in Anhang 2 aufgeführt.
3 Als Personen des öffentlichen oder privaten Rechts im Sinne von Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe h des Gesetzes gelten insbesondere diejenigen Personen oder Institutionen, denen hoheitliche Kompetenzen, namentlich Verfügungskompetenzen, übertragen sind oder die für ihre Vollzugsaufgaben der unmittelbaren und umfassenden Aufsicht des Bundes unterstehen. Das Eidgenössische Departement des Innern bezeichnet in einer Verordnung die entsprechenden Personen und Institutionen.
4 Das Eidgenössische Departement des Innern kann die Anhänge 1 und 2 nach Anhörung der betroffenen Stellen ändern oder ergänzen.
(Art. 2 Abs. 2 sowie 5 Abs. 2 und 3 BGA)
1 Die anbietepflichtigen Stellen sorgen für die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit ihrer Geschäftstätigkeit in ihren Unterlagen. Sie treffen die organisatorischen, administrativen und technischen Massnahmen, die für die Bildung und Führung von archivfähigen Unterlagen erforderlich sind.
2 …1
1 Aufgehoben durch Art. 20 Ziff. 2 der GEVER-Verordnung vom 3. April 2019, mit Wirkung seit 1. April 2020 (AS 2019 1311).
(Art. 6 BGA)
1 Unterlagen gelten als nicht mehr ständig benötigt und müssen deshalb dem Bundesarchiv angeboten werden, wenn die anbietepflichtige Stelle keinen häufigen, regelmässigen Gebrauch mehr von ihnen macht, jedoch spätestens fünf Jahre nach dem letzten Aktenzuwachs.1
2 Die Frist nach Absatz 1 kann vom Bundesarchiv verlängert werden, wenn die anbietepflichtige Stelle begründet darlegen kann, dass sie die Unterlagen weiterhin benötigt.
3 Besondere Kategorien von Unterlagen werden unmittelbar nach der Ausfertigung oder Unterzeichnung angeboten bzw. abgeliefert, staatsvertragliche Vereinbarungen über die Direktion für Völkerrecht. Das Bundesarchiv regelt die Einzelheiten in Weisungen.
1 Fassung gemäss Art. 20 Ziff. 2 der GEVER-Verordnung vom 3. April 2019, in Kraft seit 1. April 2020 (AS 2019 1311).
(Art. 5, 6 und 7 BGA)
1 Die anbietepflichtige Stelle sorgt dafür, dass die Unterlagen so aufbereitet sind, dass sie ohne zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet und gegebenenfalls archiviert werden können.
2 Die anbietepflichtige Stelle schlägt vor, welche Unterlagen aus rechtlicher und administrativer Sicht archivwürdig sind.
3 Bedürfnisse nach besonderen Schutzfristen nach Artikel 12 des Gesetzes sind bereits beim Anbieten anzugeben.
4 Das Bundesarchiv regelt die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Ablieferung in Weisungen.
(Art. 7 und 8 BGA)
1 Das Bundesarchiv entscheidet unter Berücksichtigung der Vorschläge der anbietepflichtigen Stelle, ob die Unterlagen dauerhaft archiviert werden sollen. Es beurteilt die angebotenen Unterlagen nach historischen und archivfachlichen Gesichtspunkten.
2 Besteht zwischen dem Bundesarchiv und der anbietepflichtigen Stelle Uneinigkeit über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, so werden diese archiviert.
3 Das Bundesarchiv legt in Zusammenarbeit mit den selbstständig archivierenden Stellen fest, ob deren Unterlagen archivwürdig sind.
4 Das Bundesarchiv beurteilt die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen innert Jahresfrist. Nimmt es nicht Stellung, so entfällt die Archivierungspflicht. Die Frist kann verlängert werden, wenn das Bundesarchiv darlegt, dass es die Unterlagen nicht fristgerecht bewerten kann.
(Art. 4 Abs. 3–5 BGA)
1 Die Schweizerische Nationalbank und die in Anhang 2 bezeichneten autonomen Anstalten und ähnlichen bundeseigenen Institutionen archivieren ihre Unterlagen selbstständig.
2 Die weiteren Personen des öffentlichen oder privaten Rechts nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe h des Gesetzes und nach Artikel 2 Absatz 3 der Verordnung, soweit sie ihnen übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, das Bundesstrafgericht, das Bundesverwaltungsgericht sowie die Eidgenössischen Rekurs- und Schiedskommissionen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe d des Gesetzes (Anhang 1) teilen dem Bundesarchiv mit, ob sie ihre Unterlagen selbstständig archivieren wollen.1
3 Das Bundesarchiv stimmt der selbstständigen Archivierung im Sinne von Absatz 2 zu, wenn die Voraussetzungen nach Artikel 8 Absatz 1 gegeben sind.
4 Archivieren die in Absatz 2 genannten Stellen nicht selbstständig, so gilt für sie die Anbietepflicht. Die Kosten für die Archivierung können vom Bundesarchiv in Rechnung gestellt werden.
5 Selbstständig archivierende Stellen sorgen in ihrem Zuständigkeitsbereich wie Bundesstellen für die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit ihrer Geschäftstätigkeit aufgrund ihrer Unterlagen.
1 Fassung gemäss Ziff. IV 2 der V vom 22. Aug. 2007 zur formellen Bereinigung des Bundesrechts, in Kraft seit 1. Aug. 2008 (AS 2007 4477, 2008 3452).
(Art. 4 Abs. 3–5 BGA)
1 Selbstständig archivierende Stellen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstaben d, e und h des Gesetzes treffen mit dem Bundesarchiv eine Vereinbarung über die Bildung der Unterlagen, deren Sicherung, Aufbewahrung und Vermittlung. Sie sorgen für die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Mittel.
2 Das Bundesarchiv ist befugt, Registraturen oder Informationsverwaltungsstellen dieser selbstständig archivierenden Stellen zu besichtigen und Erhebungen über den Zustand der dort verwahrten Unterlagen zu machen.
3 Das Bundesarchiv kann die Zustimmung zur selbstständigen Archivierung widerrufen oder den Widerruf beantragen, wenn die Archivierungspflicht nicht oder nicht nach den Grundsätzen des Gesetzes befolgt wird.
4 Beim Widerruf werden die Kosten für die Übernahme, die weitere Archivierung und die Wiedergutmachung allfällig aufgetretener Schäden von der Stelle getragen, die die Unterlagen produziert.
(Art. 24 Abs. 2 BGA)
Bei privatrechtlichen Auftragsverhältnissen regelt die den Auftrag erteilende Stelle nach Absprache mit dem Bundesarchiv die Archivierung der Unterlagen vorgängig mittels Vertrag.
1. Abschnitt: Allgemeines
(Art. 9, 11 und 12 BGA)
1 Jede Person hat das Recht auf Einsicht in das Archivgut des Bundes nach Ablauf der Schutzfristen nach den Artikeln 9, 11 und 12 des Gesetzes.
2 Das Recht auf Einsichtnahme in das Archivgut umfasst insbesondere:
a.die Konsultation der Findmittel;b.die Konsultation der Unterlagen;c.die fotografische, fotomechanische oder digitale Reproduktion, vorbehältlich konservatorischer Einschränkungen;d.die Wiedergabe und die Weiterverwertung der gewonnenen Informationen, vorbehältlich der Bestimmungen des Persönlichkeitsschutzes, insbesondere des Datenschutzes.(Art. 24 Abs. 1 BGA)
1 Die Grunddienste des Bundesarchivs wie die Unterstützung beim Ermitteln der Unterlagen und das Gewähren der Einsicht sind unentgeltlich, soweit sie mit einer rationellen Verwaltungsführung vereinbar sind.
2 Für zusätzliche Dienstleistungen wie zum Beispiel Reproduktionen werden die Kosten entsprechend dem Zeitaufwand und den Materialauslagen in Rechnung gestellt.
3 Das Eidgenössische Departement des Innern erlässt eine Gebührenverordnung.
(Art. 17 Abs. 3 BGA)
1 Findmittel sind zur Ermittlung von Archivgut frei zugänglich und können vom Bundesarchiv zu diesem Zweck erstellt und publiziert werden.
2 Findmittel sind Verzeichnisse, Listen, Indices, Karteien, Dateien und andere Hilfsmittel, die den Zugang zum Archivgut ermöglichen, indem sie es aufzählen oder beschreiben.
3 Findmittel, die als solche besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten, dürfen erst nach Ablauf der Schutzfrist publiziert werden. Vor Ablauf der Schutzfrist ist eine Publikation nur nach Massgabe der Artikel 11 und 13 des Gesetzes zulässig.
2. Abschnitt: Schutzfristen
(Art. 10 BGA)
1 Die Schutzfrist gilt in der Regel für ein ganzes Dossier oder Geschäft.
2 Massgebend für die Berechnung der Schutzfrist ist das Jahresdatum des jüngsten Dokumentes. Nachträglich beigefügte Dokumente, die für den Geschäftsvorgang keine relevanten Informationen enthalten, zählen für die Fristenberechnung nicht.
3 Die zuständige Behörde kann Unterlagen freigeben, obschon diese noch in die Schutzfrist hineinreichen, wenn:
a.das Schwergewicht der Nachforschung auf Dokumenten liegt, deren Datum sich ausserhalb der Schutzfrist befindet;b.die kontextbezogene Quellenkritik Einsicht in die Gesamtheit der Unterlagen verlangt.(Art. 11 und 12 BGA)
1 Für nach Personennamen erschlossenes Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, gilt die 50-jährige verlängerte Schutzfrist nach Artikel 11 des...
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