Ordonnance sur le traitement des données personnelles dans l’Administration fédérale des douanes (2019-01-01)
| Date de publication | 23 août 2017 |
(Ordonnance sur le traitement des données dans l'AFD, OTDD)
du 23 août 2017 (Etat le 1er janvier 2019)
Le Conseil fédéral suisse,
vu les art. 2, al. 2, 110, al. 3, et 112, al. 5, de la loi du 18 mars 2005 sur les douanes (LD)1, vu l'art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l'organisation du gouvernement et de l'administration2, vu l'art. 27, al. 2, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération3, vu l'art. 19 de la loi du 20 juin 1933 sur le contrôle des métaux précieux4, en exécution de la Convention du 20 mai 1987 relative à un régime de transit commun5,
arrête:
1 La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles dans l'Administration fédérale des douanes (AFD).
2 Le système d'information en matière pénale (art. 110a LD) est régi par l'ordonnance du 20 septembre 2013 relative au système d'information en matière pénale de l'Administration fédérale des douanes1.
3 Le système d'information pour appareils de prises de vue, de relevé et autres appareils de surveillance (art. 110f LD) est régi par l'ordonnance du 4 avril 2007 régissant l'utilisation d'appareils de prises de vue, de relevé et d'autres appareils de surveillance par l'Administration fédérale des douanes2.
1 RS 313.041
2 RS 631.053
1 S'agissant des systèmes d'information de l'AFD, les annexes règlent:
a.le but;b.le contenu;c.les autorisations relatives au traitement des données, la communication des données et la durée de leur conservation lorsque les dispositions en la matière dérogent aux art. 4, 6 et 8;d.le cas échéant, l'échange de données avec d'autres systèmes d'information et la publication des données.2 Dans les annexes, sont réputés identité en tant que de besoin:
a.pour les personnes physiques: nom, prénom(s), numéro de la pièce d'identité, nom de célibataire, nom d'emprunt, nom et prénom(s) du père et de la mère, date de naissance, lieu de naissance, lieu d'origine, sexe, état civil, profession, langue, rue, domicile, numéros de téléphone, de téléphone mobile et de téléfax, adresse électronique, numéro de compte bancaire, indication requise pour le représentant légal;b.pour les personnes morales et les associations de personnes: nom, entreprise, numéro d'identification des entreprises (IDE) forme juridique, rue, siège, personnes ou organes agissant en son nom, numéros de téléphone, de téléphone mobile et de téléfax, adresse électronique, numéro de compte bancaire, indication requise pour le représentant légal.1 L'AFD est responsable des systèmes d'information faisant l'objet de la présente ordonnance.
2 Elle est responsable des données qu'elle traite ainsi que de leur contenu.
1 Les systèmes d'information fondés sur un traitement électronique des données sont exploités sous la forme d'applications propres ou sur la plate-forme bureautique par l'Office fédéral de l'informatique et de la télécommunication (OFIT) sur mandat de l'AFD. L'OFIT est responsable de l'exploitation des systèmes d'information.
2 Si les mêmes données sont traitées par divers offices de l'AFD, les systèmes d'information correspondants peuvent être mis en réseau pour autant que cela soit nécessaire à un traitement efficace des données.
1 Les données personnelles ne peuvent être traitées que dans les limites du but assigné par chacune des annexes.
2 La collecte de données personnelles doit être reconnaissable par les personnes concernées.
3 Les collaborateurs de l'AFD disposent des autorisations de traitement des données dont ils ont besoin pour exécuter leurs tâches, sauf disposition contraire dans l'annexe concernée.
1 L'AFD peut créer et gérer des plates-formes pour l'exploitation des données tirées des systèmes d'information visés par la présente ordonnance.
2 Les données ne peuvent être exploitées qu'à des fins statistiques, pour l'établissement d'analyses des risques et pour servir de base de soutien à la direction et au pilotage de l'AFD.
1 L'AFD communique les données tirées des systèmes d'information à d'autres autorités en Suisse ainsi qu'à des tiers lorsqu'une telle obligation d'informer est prévue par la loi.
2 La communication des données par procédure d'appel n'est possible que si l'annexe concernée le prévoit expressément.
Les droits des personnes concernées, en particulier le droit d'accès aux données, à leur rectification et à leur destruction, sont régis par la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données1 et ses dispositions d'exécution.
1 RS 235.1
Les données inexactes et celles qui ne sont pas conformes à la présente ordonnance doivent être corrigées ou détruites d'office.
1 Les données contenues dans les systèmes d'information sont conservées pendant cinq ans au plus après leur saisie, pour autant que l'annexe concernée ne prévoie pas un autre délai.
2 Elles sont détruites à l'expiration du délai de conservation, à moins qu'elles ne soient archivées.
3 Les données tirées de systèmes d'information dont l'exploitation a été abandonnée sont conservées pendant cinq ans au plus après leur saisie. Elles sont ensuite détruites, à moins qu'elles ne soient archivées.
Les données dont on n'a plus besoin et les données dont le délai de conservation a expiré sont proposées aux Archives fédérales. La proposition, l'évaluation et la livraison des données sont régies par la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l'archivage1.
1 RS 152.1
1 La garantie de la sécurité des données est régie par les art. 20 et 21 de l'ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données1 et par les art. 14 et 15 de l'ordonnance du 9 décembre 2011 sur l'informatique dans l'administration fédérale2.
2 Les données, les programmes et les documentations qui y sont rattachés doivent être protégés contre tout traitement non autorisé, la destruction et le vol. Ils doivent pouvoir être restaurés.
3 L'office compétent de l'AFD configure l'accès aux divers systèmes d'information pour chaque utilisateur avec des profils d'utilisateur, des mots de passe et des logins individuels en concertation avec l'OFIT, de telle sorte que les systèmes d'information soient utilisés dans les seules limites des compétences de chaque utilisateur. Les mots de passe communs et les logins collectifs ne sont admis qu'exceptionnellement.
4 L'AFD édicte en concertation avec l'OFIT des prescriptions relatives aux mesures organisationnelles et techniques assurant la sécurité des données et veille à ce que le traitement de données soit automatiquement enregistré.
1 RS 235.11
2 RS 172.010.58
1 Les données personnelles ne peuvent être utilisées pour l'établissement de rapports et de statistiques que si l'annexe concernée le prévoit.
2 Les données personnelles peuvent être traitées uniquement à des fins de contrôle et de planification internes des affaires.
3 Les données utilisées ou publiées à des fins statistiques ne doivent pas permettre de tirer des conclusions sur les personnes concernées.
4 Le délai en matière de conservation et de destruction des résultats du traitement est régi par l'art. 10.
1 L'exploitation des sites Intranet et Internet de l'AFD peut requérir le traitement par l'AFD de données relatives à des personnes qui utilisent ces sites (log-files).
2 Les données personnelles ne peuvent être traitées que pour cette exploitation et pas plus longtemps que nécessaire. Elles doivent être détruites ou rendues anonymes au terme de l'exploitation.
L'ordonnance du 4 avril 2007 sur le traitement des données dans l'AFD1 est abrogée.
1 [RO 2007 1715, 2008 583 ch. III 2, 2009 709 art. 10 5577 art. 44 ch. 1 6233 ch. III, 2012 3477 annexe ch. 3, 2013 3111 annexe ch. II 2 3835, 2015 4917 annexe ch. 1, 2016 2667 annexe ch. 2 4525 ch. I 4]
…1
1 Les mod. peuvent être consultées au RO 2017 4891.
Les données ci-après des systèmes d'information visés par l'ordonnance du 4 avril 2007 sur le traitement des données dans l'AFD1 qui ne sont plus exploités au moment de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance, sont détruites dès lors qu'elles ne sont plus nécessaires et au plus tard cinq ans après leur saisie, à moins qu'elles ne soient archivées:
a.les preuves du placement sous régime douanier pour l'admission d'aéronefs; formulaire 15.15 (annexe A 14);b.les données relatives au contrôle du placement sous régime douanier des aéronefs suisses et étrangers (annexe A 15);c.les entreprises exploitant des autocars en trafic de ligne dans le cadre d'une concession (annexe A 17);d.les personnes sollicitant le remboursement de la redevance forfaitaire sur le trafic des poids lourds (RPLP) pour les courses à l'étranger, les courses en TCNA et les transports de bois (annexe A 18);e.les preuves du placement sous régime douanier pour l'admission ordinaire de bateaux; formulaire 15.10 (annexe A 19);f.les données relatives aux enquêtes préliminaires et à l'analyse spéciale de l'AFD (annexe A 35);g.les déclarations de garantie concernant l'impôt sur les huiles minérales (annexe A 40);h.les données relatives au contrôle de la teneur en soufre de l'huile de chauffage extra-légère, de l'essence et de l'huile diesel (annexe A 43);i.la liste des enquêtes pénales menées par les sections Enquêtes des directions d'arrondissement (annexe B 7);j.les données relatives au contrôle des importations de produits des zones franches de la Haute-Savoie et du Pays de Gex (annexe B 8);k.les rapports, analyses et statistiques réalisés à l'échelon du bureau de...Pour continuer la lecture
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