Ordonnance sur le système d'information du service civil (2018-01-01)
| Date de publication | 20 août 2014 |
du 20 août 2014 (Etat le 1er janvier 2018)
Le Conseil fédéral suisse,
vu l'art. 80, al. 4, de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil (LSC)1,
arrête:
La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l'exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des compétences d'exécution ont été déléguées en vertu de l'art. 79, al. 2, LSC (chargés d'exécution).
1 L'Office fédéral du service civil (CIVI)1 est responsable du développement et de l'exploitation du système d'information automatisé du service civil (système E-ZIVI).
2 Il peut faire appel à d'autres services fédéraux ou à des prestataires privés pour le développement technique et l'exploitation du système.
1 La désignation de l'unité administrative a été adaptée au 1er janv. 2019 en application de l'art. 20 al. 2 de l'O du 7 oct. 2015 sur les publications officielles (RS 170.512.1). Il a été tenu compte de cette mod. dans tout le texte.
Le système E-ZIVI sert à faciliter l'exécution du service civil, à savoir:
a.l'exécution de la procédure d'admission au service civil;b.l'exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d'affectation;c.la préparation, l'exécution, l'administration, le contrôle et l'évaluation des périodes d'affectation;d.1l'exécution d'inspections et de contrôles d'efficacité dans les établissements d'affectation et l'encadrement de ces derniers;e.2la préparation, l'exécution, le financement, l'administration, le contrôle et l'évaluation des journées d'introduction destinées aux personnes demandant à être admises au service civil et des cours de formation destinés aux personnes astreintes au service civil;f.l'exécution des procédures disciplinaires et le traitement des demandes en dommages-intérêts;g.le traitement des demandes de conseil déposées par les personnes astreintes au service civil;h.le prélèvement des contributions auprès des établissements d'affectation et l'octroi d'aides financières à ces établissements;i.la participation à la procédure de recours;j.la comptabilité relative aux débiteurs et aux créanciers;k.les tâches de documentation;l.l'établissement des statistiques;m.l'authentification des utilisateurs d'un extranet.1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
2 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
Les données de base et les possibilités d'affectation des établissements d'affectation reconnus peuvent être rendues accessibles à tout un chacun sur le site du CIVI, pour autant que les établissements d'affectation concernés l'aient accepté.
1 Le système E-ZIVI comprend les sous-systèmes suivants:
a.le système de gestion (SG);b.le système clients (SC);c.le système d'analyse décisionnelle (SAD).2 Il contient des données sur:
a.les personnes demandant à être admises au service civil et les personnes astreintes au service civil;b.les institutions demandant à être reconnues en tant qu'établissement d'affectation et les établissements d'affectation reconnus;c.1les établissements de formation et les enseignants;d.2les périodes d'affectation, les journées d'introduction et les cours de formation;e.les procédures disciplinaires et les procédures de recours;f.les résultats des inspections et des contrôles d'efficacité.3 Le SAD contient des données sur les indicateurs relatifs aux processus et aux dossiers; ces données servent au suivi des prestations et à la conduite et l'optimisation des procédures du CIVI.
1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
2 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
1 Le CIVI et les chargés d'exécution ont accès aux données du SG dans le cadre de leurs tâches légales.
2 Les autorités compétentes ont accès en ligne aux données du SC dans le cadre de leurs tâches légales.
3 Les données du SC relatives aux personnes demandant à être admises au service civil, aux personnes astreintes au service civil, aux institutions demandant leur reconnaissance et aux établissements d'affectation reconnus ne peuvent être consultées que si la personne, l'institution ou l'établissement concerné a donné son accord.
4 Les droits de consultation et de traitement individuels sont réglés en annexe.
Le CIVI communique des données personnelles aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après:
a.aux CFF, en vue de la facturation des trajets en transports publics effectués par les personnes en service;b1aux autorités suisses et éventuellement à d'autres institutions spécialisées, en vue de garantir la sécurité de la personne astreinte lors d'affectations à l'étranger, de l'examen des demandes de reconnaissance d'établissements d'affectation souhaitant proposer des affectations à l'étranger ou dans le domaine de l'agriculture et de l'examen des demandes d'aide financière d'établissements d'affectation;c.aux personnes astreintes au service civil et aux établissements d'affectation, en vue de la préparation des périodes d'affectation au moyen du SC;d.aux employeurs des personnes en service, en vue de constater l'impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais de protection prévus à l'art. 336c, al. 1, let. a, du code des obligations2;e.aux caisses-maladie, en vue de la suspension de l'obligation de s'assurer pour les personnes astreintes au service civil;f.à l'opérateur de sa boutique en ligne, en vue de l'administration des effets d'équipement destinés à identifier les personnes astreintes au service civil;g.à l'Office fédéral des constructions et de la logistique, en vue de l'exécution de mandats d'impression;h.à l'Office fédéral de l'informatique et de la télécommunication, en vue d'envois en nombre par voie électronique;i.aux établissements hôteliers, en vue de la réservation des nuitées des personnes astreintes au service civil;j.3aux services spécialisés désignés par le CIVI, en vue des examens médicaux et des mesures préventives en prévision d'affectations à l'étranger;k.4aux institutions mandatées par les établissements d'affectation pour mener des tests d'aptitude en prévision d'affectations à l'étranger;l.5aux prestataires de services spécialisés dans les évaluations, en vue de mener auprès des personnes demandant à être admises au service civil, des personnes astreintes au service civil, des établissements d'affectation et des enseignants des enquêtes visant à évaluer les journées d'introduction, les cours de formation et les périodes d'affectation.1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 3 juin 2016, en vigueur depuis le 1er juil. 2016 (RO 2016 1927).
2 RS 220
3 Introduite par le ch. I de l'O du 3 juin 2016, en vigueur depuis le 1er juil. 2016 (RO 2016 1927).
4 Introduite par le ch. I de l'O du 3 juin 2016, en vigueur depuis le 1er juil. 2016 (RO 2016 1927).
5 Introduite par le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
1 Le CIVI exerce la surveillance:
a.sur le traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance;b.sur le respect de la protection et de la sécurité des données par les particuliers et les institutions privées qui sont parties au système E-ZIVI.2 Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération parties au système E-ZIVI et avec les particuliers et les institutions privées auxquels il fait appel.
3 Il octroie les droits individuels de traitement des données pour le système E-ZIVI.
1 Les autorités parties au système E-ZIVI veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
2 Les particuliers et les institutions privées auxquels des tâches d'exécution ont été confiées veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
3 Les autorités, les particuliers et les institutions privées s'assurent que les données personnelles qu'ils ont saisies dans les sous-systèmes visés à l'art. 5, al. 1, ou communiquées aux services compétents soient complètes, correctes et à jour.
1 La sécurité des données est régie par les dispositions suivantes:
a.les art. 8 à 12 de l'ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données1;b.l'ordonnance du 9 décembre 2011 sur l'informatique dans l'administration fédérale2;c.les directives du Conseil fédéral du 1er juillet 2015 concernant la sécurité des TIC dans l'administration fédérale3.42 Les autorités, les particuliers et les institutions privées autorisées en vertu de l'art. 7 prennent les mesures organisationnelles et techniques requises, conformément au droit de la protection des données, afin de protéger les données personnelles contre toute perte ou tout vol et contre tout traitement ou consultation non autorisés.
3 Le CIVI édicte un règlement de traitement qui contient les...
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