Règlement d’organisation de la Fondation Pro Helvetia (2020-12-01)

Publication Date22 octobre 2020

du 22 octobre 2020 (Etat le 1er décembre 2020)

Le Conseil de fondation de la Fondation Pro Helvetia,

vu l’art. 34, al. 5, let. i, de la loi du 11 décembre 20091 sur l’encouragement de la culture (LEC),

arrête:

Section 1 Principe
Art. 1

La Fondation Pro Helvetia (Pro Helvetia) est gérée selon les principes de la transparence, de l’estime, de la confiance, de l’égalité de traitement, de l’égalité des chances et de la diversité.


Section 2 Conseil de fondation
Art. 2 Tâches

1 Le Conseil de fondation est l’organe suprême de Pro Helvetia.

2 Il élit en son sein son vice-président.

3 Outre les tâches stipulées à l’art. 34, al. 5, LEC, il a les tâches suivantes:

a.il adopte la structure organisationnelle du Secrétariat (organigramme);b.il adopte la requête de financement que Pro Helvetia présente tous les quatre ans au Département fédéral de l’intérieur (DFI) en vue du Message culture de la Confédération;c.il fixe les lignes directrices stratégiques de l’activité de la Fondation en fonction des objectifs stratégiques fixés par le Conseil fédéral;d.il adopte le programme annuel;e.il approuve les programmes pluriannuels propres à la Fondation et les initiatives lancées par la Fondation elle-même portant sur plus de 300 000 francs;f.il approuve les comptes annuels;g.il désigne le président de la Commission d’experts;h.il institue des jurys et en nomme les membres;i.il nomme les experts externes;j.il édicte le règlement déterminant les compétences de la Fondation.
Art. 3 Fonctionnement

1 Le Conseil de fondation se réunit à l’invitation de son président aussi souvent que nécessaire, mais au minimum deux fois par année.

2 Trois membres peuvent demander une séance.

3 L’invitation est envoyée dix jours avant la séance. Elle comprend l’ordre du jour et les documents nécessaires à la procédure de décision. Des pièces peuvent être envoyées plus tard si les circonstances le justifient.

4 Chaque membre peut, jusqu’à deux semaines avant la séance, demander qu’un objet soit mis à l’ordre du jour.

5 Le Conseil de fondation ne peut en principe prendre de décisions que sur les objets mis à l’ordre du jour. Il peut toutefois, à la majorité simple des voix de tous les membres présents, prendre ses décisions sur des objets ne figurant pas à l’ordre du jour s’il s’agit de questions urgentes.

6 Il délibère valablement lorsque la moitié au moins de ses membres sont présents. Il prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées. Le président tranche en cas d’égalité des voix.

7 Lorsque le quorum n’est pas atteint, le Conseil de fondation prend ses décisions sous réserve et les communique par écrit aux membres absents. Les décisions entrent en force si aucun des membres absents ne formule d’objection dans les dix jours après la communication. En cas d’objections, l’objet doit être traité à nouveau.

8 En cas d’urgence, le président peut décréter que la décision sera prise par voie de circulation (sur papier ou par voie électronique). La décision est considérée comme prise lorsque la majorité de l’ensemble des membres l’approuve.

9 Si, en raison de l’urgence de la question, il n’est pas possible de prendre une décision par voie de circulation, le président peut, à titre exceptionnel, prendre la décision lui-même. Il en informe alors immédiatement les autres membres. Il y a urgence lorsqu’un retard dans le traitement de l’objet entraînerait un désavantage considérable pour Pro Helvetia.


Section 3 Direction et Secrétariat
Art. 4 Composition et fonctionnement de la Direction

1 La Direction est composée du directeur, du directeur adjoint et des responsables des secteurs.

2 Le directeur dirige le Secrétariat.

3 La Direction est un organe collectif et est collectivement responsable des activités opérationnelles de Pro Helvetia.

4 Elle cherche à prendre des décisions par consensus. Le cas échéant, elle prend ses décisions à la majorité simple.

Art. 5 Tâches de la Direction

La Direction a les tâches suivantes:

a.elle prépare les objets traités par le Conseil de fondation en les accompagnant de propositions;b.elle met en oeuvre les décisions du Conseil de fondation et lui rend compte de leur réalisation;c.elle élabore à l’intention du Conseil de fondation les lignes directrices stratégiques de l’activité de la Fondation et la requête périodique de financement fondée sur ces dernières;d.dans le cadre du budget approuvé par le Conseil de fondation, elle statue sur les programmes propres de la Fondation et les initiatives lancées par la Fondation elle-même dont le montant ne dépasse pas 300 000 francs;e.elle veille à ce que l’activité de la Fondation soit régulièrement soumise à évaluation et à l’établissement de rapports;f.elle édicte les lignes directrices en matière de politique du personnel;g.elle coordonne les activités des secteurs et décide des mesures et instruments transversaux à cette fin.
Art. 6 Tâches du directeur

Outre les tâches stipulées à l’art. 35, al. 3, LEC, le directeur a en particulier les tâches et compétences suivantes:

a.il veille à la mise en oeuvre des directives du Conseil de fondation;b.il dirige le Secrétariat de manière effective et dans une logique de résultats, veille à un déroulement du travail conforme aux règles en conjuguant efficacité et efficience;c.il assure un contrôle général en même temps qu’un système de contrôle interne;d.il engage le personnel sous réserve des compétences du Conseil de fondation;e.il propose au Conseil de fondation la nomination du directeur adjoint...

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